1981 machte Waltraud Weegmann aus der Not eine Tugend und gründete ihre erste private Kindertagesstätte. Seit Ende der achtziger Jahre ist sie Geschäftsführerin des deutschlandweit agierenden Trägernetzwerks Konzept-e, das mittlerweile über 40 Kinderhäuser (darunter auch zahlreiche Betriebskindergärten), vier (weiterführende) Schulen (Grund- und Gemeinschaftsschulen) und drei Fachschulen (für die Ausbildung zum/zur Erzieher*in) führt. Rund 1.150 Mitarbeiter*innen arbeiten im Netzwerk, der Großteil in den Kinderhäusern, Schulen und Fachschulen.
Ausgangssituation
Bei Konzept-e nehmen die Kolleg*innen in der Verwaltung den Erzieher*innen der element-i Kinderhäuser die meisten der administrativen und organisatorischen Aufgaben ab. Dennoch bleiben Aufgaben übrig, die nur in den Einrichtungen selbst erledigt werden können. In Summe bedeutet dies, dass auf beiden Seiten hoher Verwaltungsaufwand entsteht: Betreuungsverträge werden manuell ausgefüllt und abgelegt, Beitragsanpassungen händisch zugeordnet und jeden Monat müssen unzählige Standard-E-Mails oder gar Briefe an die Eltern geschrieben und verschickt werden. Wachsende kommunikative Aufgaben spannen die Erzieher*innen und Kita-Leitungen zusätzlich verstärkt ein.
Für Waltraud Weegmann ist daher klar: „Ich bin fest davon überzeugt, dass wir mit dem Einsatz von smartkita für die Kolleginnen und Kollegen in den Kinderhäusern sowie für die Eltern nicht nur Zeit und Nerven sparen, sondern wirklich einen Zugewinn an Zeit haben werden, den wir für das investieren können, was uns in unserem Beruf am Herzen liegt: die Arbeit mit den Kindern.“
Einführung der Verwaltungssoftware im März 2023: Prozessoptimierung im Kundenmanagement und in der Buchhaltung
Mit dem Ziel, Prozesse und Abläufe auf unterschiedlichen Ebenen zu automatisieren und damit zu vereinfachen, Papier zu sparen und letzten Endes mehr Zeit und Raum für die Arbeit mit den Kindern zu schaffen, hat Konzept-e – zunächst im Kundenmanagement und in der Buchhaltung – smartkita eingeführt. Die digitale Komplettlösung (Verwaltungssoftware, KitaApp und ElternApp) erfasst und vernetzt das gesamte System Kita.
„Die Erstellung der Verträge erfolgt auf Knopfdruck und die Platzvergabe wird optimiert, weil das System mitdenkt: Kommt eine Kündigung, wird automatisch ein Vorschlag für eine neue Platzbelegung erstellt. Das spart Zeit bei den Kolleginnen und Kollegen“, freut sich Waltraud Weegmann. Weitere Funktionen, die für Weegmanns element-i Einrichtungen zum Einsatz kommen, sind u. a. ein smartes Wartelistenmanagement, die automatische Erstellung und Steuerung von Verträgen und die Berechnung der Forderungen sowie eine digitale Kinderakte, die alle relevanten Dokumente und Informationen zum Kind und dessen Betreuungssituation beinhaltet.
Einführung der KitaApp im Juli 2023: Dokumentationen und Kommunikation vereinfachen
Mit der KitaApp können Erzieher*innen den Kita-Alltag bspw. über das digitale Gruppentagebuch schnell und einfach organisieren. Per Klick können sie Kinder an- und abmelden und haben für die Bildungsdokumentation oder die Vorbereitung von Elterngesprächen jederzeit alle Daten auf einen Blick. Weitere Funktionen sind die Schnittstelle zur ElternApp für eine bessere Elternkommunikation, die Kalenderfunktion, die Arbeitszeiterfassung und die Unfallmeldung.
Einführung der ElternApp im Juli 2023: Erziehungspartnerschaften besser managen
Der dritte Baustein ist die mehrsprachige ElternApp für eine schnelle und einfache Kommunikation mit der Einrichtung. Die Eltern haben damit die Möglichkeit, selbst ihren Beitrag zu einem reibungslosen Ablauf beizutragen, indem sie z. B. Urlaube und Krankheiten oder Einverständnisse und Abholberechtigungen spontan kommunizieren. Gleichzeitig können sie mit der App Nachrichten und Termine von der Kita empfangen. Weitere Funktionalitäten, die sich aus regelmäßigen Feedbacks mit den Kitas ergeben, werden von smartkita zeitnah nachgerüstet.
