Die 10.000 Einwohner:innen Gemeinde Schwaikheim liegt im Rems-Murr-Kreis, damit im Einzugsgebiet von Stuttgart. Um die sieben Kinderbetreuungseinrichtungen, die auf acht Standorte verteilt sind und wo 550 Kinder betreut werden, kümmert sich das 2,4-köpfige Verwaltungsteam im Bereich Bildung und Betreuung.
Ausgangssituation
„Der Verwaltungsaufwand rund um die Kinderbetreuung wächst stetig an. Doch das einzelne Kind muss im Vordergrund stehen“, erzählt Timo Treffert, Sachgebietsleitung Bildung und Betreuung in Schwaikheim. „Wir entscheiden immer im Sinne des Kindes! Daher haben wir uns auch für smartkita entschieden.“
Eine Platzvergabe erfordere z. B. eine Abstimmung mit dem Einwohnermeldeamt und natürlich eine Absprache mit der Teamleitung. Ein Hin und Her, das Zeit und Mühe kostet und über Schnittstellen verbessert werden kann. Er und sein Team, bestehend aus drei Personen, wünschen sich zudem eine Erleichterung in der Eltern-Kommunikation, denn der Austausch mit den Einrichtungen wird immer intensiver. Daher war klar: Eine digitale Lösung, die Arbeitsprozesse verkürzt und die Kommunikation auf beiden Seiten vereinfacht, muss her. In Schwaikheim wird im zweiten Quartal 2023 das Kommunen-Paket eingeführt. Im dritten Quartal folgen die Verwaltungssoftware sowie die KitaApp und die ElternApp.
Einführung des smartkita Kommunen-Pakets ab April 2023: Ablaufoptimierungen bei Warteliste und Platzvergabe
„Eineinhalb Monate lang wollen wir uns intensiv mit der Implementierung der Verwaltungssoftware beschäftigen. Im Fokus stehen dabei die Warteliste und die Platzvergabe“, erklärt Timo Treffert. Die Schwaikheimer wünschen sich u. a. ein verbessertes sowie mehrsprachiges Anmeldeverfahren, Erleichterungen bei der Kitaplatzvergabe, dem Vertragsmanagement und eine übersichtlichere Darstellung der Einrichtungen auf der Schwaikheimer Website.
Einführung der Verwaltungssoftware, KitaApp und ElternApp ab Juli 2023: Für eine einfachere Dokumentation und Kommunikation
„Der Ruf nach einer digitalen Kommunikationslösung zwischen Eltern und Kita kam von den Eltern selbst. Uns ist es wichtig, die Zusammenarbeit zu vereinfachen und gleichzeitig das Team zu entlasten“, erklärt Timo Treffert. „Wichtig ist uns aber auch, nicht alles rund ums Kind zu digitalisieren. Gerade die Portfolioarbeit muss physisch bleiben, denn hier steht der pädagogische Ansatz im Vordergrund. Außerdem lässt sich ein Ordner viel besser mit nach Hause nehmen, um Bilder und Selbstgebasteltes auch Oma und Opa zu zeigen.“
Die Einführung der Verwaltungssoftware sowie der KitaApp und der ElternApp ist für Juli geplant und wird aktuell mit den Beteiligten abgestimmt: „Wir wollen bei der Umstellung die Kita-Teams und die Eltern mit im Boot haben“, betont Treffert. „Daher erstellen wir derzeit gemeinsam einen entsprechenden Maßnahmenplan rund um die Einführung und die Kommunikation.“
